1. Verantwortliche und Kontakt
Verantwortlich für diese Website und die Bearbeitung von Pilotanfragen ist Richmond Services GmbH, Hinterer Schürmattweg 31, 4203 Grellingen, Schweiz, UID CHE-132.924.239. Kontakt für Datenschutzanliegen: tyler@richmond-services.ch.
Diese Erklärung betrifft Websitebesucher, anfragende Unternehmen, Kunden und die im Rahmen eines betreuten Pilotprojekts bearbeiteten Geschäftskontakte. Massgebend ist das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz (DSG/nDSG) mit seinen Ausführungsbestimmungen. Für Besucher und betroffene Personen in der EU gilt die DSGVO zusätzlich, soweit deren räumlicher Anwendungsbereich eröffnet ist.
2. Welche Daten wir bearbeiten
Beim Besuch fallen technische Angaben an, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Seiten, Browser-/Geräteinformationen und Sicherheitsprotokolle. Der Hostinganbieter kann diese Angaben für Betrieb und Sicherheit bearbeiten. Wir verwenden keine hieraus abgeleiteten Werbeprofile.
Bei einer Pilotanfrage speichern wir Name, Unternehmen, geschäftliche E-Mail, Telefon, Branche, ungefähres monatliches Leadvolumen, gewünschte Sprache, Nachricht, gewählte Seitensprache, Zeitpunkt sowie die Bestätigung und Version der Datenschutzeinwilligung. Zur Missbrauchsbegrenzung speichern wir einen mit einem serverseitigen Geheimnis abgeleiteten IP-Prüfwert, nicht die IP im Anfragedatensatz. Bitte übermitteln Sie keine besonders schützenswerten Personendaten oder Leadlisten über das Anfrageformular.
Bei Kundenkonten bearbeiten wir Identitäts-, Zugangs-, Organisations-, Vertrags-, Einrichtungs-, Abrechnungs- und Supportdaten. Zahlungsdaten werden durch Stripe bearbeitet; vollständige Kartendaten werden nicht in unserer Anwendung gespeichert. Bei Pilotanrufen bearbeiten wir die freigegebenen Kontakt- und Einwilligungsangaben, Agentenkonfiguration, Verbindungsstatus, Dauer, Kosten und vereinbarte Ergebnisse oder Termine.
3. Zwecke und Voraussetzungen
Wir bearbeiten Daten zur Beantwortung Ihrer Anfrage, Vorbereitung und Erfüllung des Pilotvertrags, Kontoverwaltung, Rechnungsstellung, Terminabstimmung, Ergebniserfassung, Fehlerbehebung und Missbrauchsabwehr sowie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Eine Anfrage bestellt weder ein kostenpflichtiges Abonnement noch erlaubt sie allgemeine Werbeanrufe.
Der betreute Pilot ist auf warme Leads mit nachgewiesener Einwilligung in die beabsichtigten Anrufe beschränkt. Der Auftraggeber stellt die Rechtmässigkeit und Richtigkeit seiner Kontaktdaten sicher. Er bleibt für seine Leadliste verantwortlich; soweit Richmond Daten in seinem Auftrag bearbeitet, werden Weisungen, Zuständigkeiten und Unterauftragsbearbeiter in einer separaten Auftragsbearbeitungsvereinbarung festgehalten.
Soweit die DSGVO für EU-Betroffene gilt, stützen wir erforderliche vorvertragliche und vertragliche Bearbeitungen auf Art. 6 Abs. 1 lit. b, gesetzliche Pflichten auf lit. c, freiwillige Einwilligungen auf lit. a sowie angemessene Sicherheits- und Betriebsinteressen auf lit. f. Einwilligungen sind für die Zukunft widerrufbar; dies lässt die Rechtmässigkeit bisheriger Bearbeitungen unberührt.
4. KI-Anrufe, Ton und Gesprächsdaten
KI-gestützte Anrufe werden zu Beginn als solche offengelegt. Die aktuelle Pilotkonfiguration zeichnet Anrufe nicht auf und stellt keine vollständigen Gesprächstranskripte als reguläre Leistung bereit. Für die Spracherkennung müssen Sprachsignale dennoch vorübergehend an die beteiligten Sprachdienste übermittelt werden. Eine deaktivierte Aufnahme bedeutet nicht, dass kein externer Dienst Sprache verarbeitet.
Die öffentliche Demonstration ist ein kurzer, ausdrücklich selbst angeforderter Anruf. Im Demodatensatz werden nur Prüfwerte und die letzten vier Ziffern der Telefonnummer aufbewahrt. Das native Schweizerdeutsch-Beispiel verwendet vorbereitete Sprachbausteine und Spracherkennung. Ein uneingeschränktes Live-Dialektprodukt ist nicht Bestandteil des Piloten.
Davon getrennt bearbeitet Richmond Webdesign selbst eingehende Anfragen zu Website-Entwürfen aus persönlichen Briefen. Zu Beginn weist der KI-Assistent auf seine KI-Eigenschaft und die Zusammenfassung hin. Dabei können die übermittelte Rufnummer, Briefcode, Name und Firma, Anliegen und Entwurfsfeedback, Domain-/E-Mail-Angaben, gewünschte Rückrufzeiten, Interesse und – soweit vom Telefoniedienst bereitgestellt – ein Texttranskript gespeichert werden. Es erfolgt keine Tonaufzeichnung. BlandAI verarbeitet das Gespräch, OpenAI unterstützt die strukturierte Auswertung, und eine interne Zusammenfassung wird über Microsoft 365 an Richmond gesendet. Rückrufzeiten sind zunächst Wünsche, keine automatisch bestätigten Kalendereinträge. Ein Wunsch nach keiner weiteren Kontaktaufnahme wird als Sperrhinweis festgehalten. Die Angaben werden zur Bearbeitung der konkreten Anfrage verwendet, nicht als pauschale Werbeeinwilligung.
Ergebnisse können fehlerhaft sein und werden im betreuten Pilot menschlich geprüft. Es findet keine ausschliesslich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung über Interessenten statt. Zusätzliche Aufzeichnungen, Transkripte oder andere Zwecke bedürfen einer gesonderten Prüfung und Vereinbarung.
5. Empfänger und eingesetzte Dienste
Zugriff erhalten die zur Bearbeitung berechtigten Mitarbeitenden und erforderliche technische Dienstleister. Die Anwendung verwendet Replit für Hosting, Datenbank, Anwendungsbetrieb und gegebenenfalls Dateispeicherung; Clerk für Anmeldung und Kontoverwaltung; Stripe für Zahlungsabwicklung und Abonnements; OpenAI für KI-/Spracherkennungsfunktionen; BlandAI für KI-Telefonie und Sprachverarbeitung; Twilio für Telefonverbindungen und Sprachübertragung; Microsoft 365 / Outlook für Kalender und Terminvereinbarungen.
Soweit die vorbereitete Schweizerdeutsch-Demo eingesetzt wird, stammen ihre Sprachbausteine aus dem Schwiizerdütsch-/Colin-Sprachdienst. Laufende Synthese über diesen Dienst gehört nicht zum regulären Pilotgespräch. Welche Telefonie- und Sprachdienste in Ihrem Pilot tatsächlich beteiligt sind, wird vor Beginn dokumentiert. Nicht jeder Dienst erhält sämtliche Daten.
Es gelten ergänzend die Datenschutzhinweise der Anbieter. Wir verkaufen Ihre Daten nicht. Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit für die genannten Zwecke, eine rechtliche Verpflichtung oder die Durchsetzung/Abwehr von Ansprüchen erforderlich.
6. Bearbeitung ausserhalb der Schweiz
Daten können in der Schweiz und im Ausland, insbesondere in der EU/im EWR und in den USA, bearbeitet werden. Es besteht keine Zusicherung einer ausschliesslichen Speicherung oder Verarbeitung in der Schweiz. Dies betrifft auch Supportzugriffe, Unterauftragsbearbeiter und Telefonie-/KI-Dienste.
Vor produktiver Übermittlung sind die jeweils betroffenen Standorte, Verträge und Übermittlungsmechanismen zu prüfen. Bei Staaten ohne angemessenes Datenschutzniveau sind geeignete Garantien, insbesondere anerkannte Standarddatenschutzklauseln mit Schweizer Anpassungen und gegebenenfalls ergänzende Massnahmen, oder eine gesetzliche Ausnahme erforderlich. Für EU-Betroffene gelten, soweit anwendbar, zusätzlich die Vorgaben der Art. 44 ff. DSGVO. Informationen zu den für Ihren Auftrag massgebenden Garantien erhalten Sie auf Anfrage.
7. Aufbewahrung und Löschung
Wir bewahren Daten nur so lange auf, wie sie für den jeweiligen Zweck, gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die Geltendmachung/Abwehr von Ansprüchen erforderlich sind. Nicht zu einem Vertrag führende Anfragen sollen grundsätzlich spätestens zwölf Monate nach Abschluss der Anfrage gelöscht oder anonymisiert werden, sofern kein berechtigter Aufbewahrungsgrund besteht. Die Umsetzung erfolgt im Rahmen unserer manuellen Datenschutzprozesse; ein automatischer Löschlauf wird nicht zugesichert.
Vertragliche Lead-/Ergebnisdaten werden nach den vereinbarten Weisungen zurückgegeben oder gelöscht. Buchungs- und Geschäftsunterlagen können insbesondere der zehnjährigen Aufbewahrung nach Schweizer Recht unterliegen. Minimale Sperrinformationen können erforderlich bleiben, um einen Widerspruch gegen weitere Kontaktaufnahme zu respektieren. Sicherungskopien und Aufbewahrung bei Dienstleistern unterliegen gesonderten Zyklen, die wir bei Löschanfragen berücksichtigen.
8. Sicherheit, Cookies und lokale Speicherung
Wir setzen angemessene technische und organisatorische Massnahmen ein, insbesondere verschlüsselte Übertragung, Zugriffsbeschränkungen und getrennte Kundenberechtigungen. Vollständige Sicherheit kann nicht garantiert werden. Vertrauliche Informationen oder Zugangsdaten gehören nicht in das öffentliche Formular.
Anmeldung und Zahlungsabläufe können technisch notwendige Cookies verwenden. Die Sprachauswahl wird lokal im Browser gespeichert. Das Hosting kann Betriebs-/Besuchsstatistiken verarbeiten. Diese Erklärung ist keine pauschale Einwilligung in optionale Trackingtechnologien; solche Technologien sind vor Aktivierung gesondert zu prüfen und, soweit erforderlich, nur mit Einwilligung einzusetzen.
9. Ihre Rechte und Anfragen
Sie können nach den gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft, Berichtigung, Herausgabe/Übertragung, Löschung oder Einschränkung verlangen sowie einer Bearbeitung widersprechen und Einwilligungen widerrufen. Wenden Sie sich an tyler@richmond-services.ch; wir können einen angemessenen Identitätsnachweis verlangen. Gesetzliche Ausnahmen und Rechte Dritter bleiben vorbehalten. Auftragsdaten bearbeiten wir in Abstimmung mit dem verantwortlichen Auftraggeber.
In der Schweiz können Sie sich an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB, edoeb.admin.ch) wenden. Für EU-Betroffene besteht, soweit die DSGVO gilt, ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde. Diese Erklärung kann bei Änderungen der Leistungen oder Rechtslage aktualisiert werden; bei erheblichen Änderungen informieren wir in geeigneter Weise.